Polityka Prywatności

I. Administrator danych osobowych

Informujemy Państwa, że administratorem Państwa danych osobowych jest Harvium prosta spółka akcyjna, adres siedziby: ul. Chmielna 2 lok. 31, 00-020 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001116990 [dalej: Harvium lub Spółka].

Ze Spółką można skontaktować się:

• Pisemnie na adres: ul. Chmielna 2 lok. 31, 00-020 Warszawa
• Mailowo na adres: contact@harvium.com
• Telefonicznie pod numerem: +48 784 852 271

W niniejszym dokumencie przez „Serwis” rozumie się serwis internetowy https://harvium.pl, a przez „Profile” profile w portalach społecznościowych, takich jak Facebook czy LinkedIn.

II. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Spółka przetwarza Państwa dane osobowe jedynie w sytuacji, gdy zachodzi co najmniej jedna z przesłanek legalności ich przetwarzania, wymieniona w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane również „RODO”).

Szczegółowe cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych zostały wymienione w pełnym dokumencie.

a) Kontakty biznesowe

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W przypadku zgody na przetwarzanie danych – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Alternatywnie, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Spółki.
• Cel: Państwa dane w niniejszej kategorii przetwarzane będą w następujących celach: (I) marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych Spółki, (II) nawiązania i utrzymywania kontaktów biznesowych, a tym samym rozwoju zakresu działalności Spółki, (III) podnoszenia jakości produktów i usług oferowanych przez Spółkę, (IV) zapewnienia ochrony mienia, bezpieczeństwa, kontroli i monitoringu dostępu do pomieszczeń biurowych Spółki oraz (V) ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
• Okres przetwarzania: Państwa dane osobowe w niniejszej kategorii przetwarzane będą przez okres wzajemnych kontaktów biznesowych, do czasu stwierdzenia bezprzedmiotowości dalszego przetwarzania danych osobowych ze względu na cel, któremu miało służyć ich przetwarzanie przez Spółkę (najczęściej po upływie okresu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

b) Kontrahenci będący osobami fizycznymi

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą udzieliła zgody na przetwarzanie jej danych, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Ponadto podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Spółki.
• Cel: Państwa dane w niniejszej kategorii przetwarzane będą w następujących celach: (I) realizacji umowy zawartej pomiędzy Państwem, a Spółką, (II) realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych Spółki, (III) marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych Spółki, (IV) nawiązania i utrzymywania kontaktów biznesowych, a tym samym rozwoju zakresu działalności Spółki, (V) podnoszenia jakości produktów i usług oferowanych przez Spółkę, (VI) zapewnienia ochrony mienia, bezpieczeństwa, kontroli i monitoringu dostępu do pomieszczeń biurowych Spółki oraz (VII) ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
• Okres przetwarzania: Państwa dane osobowe w niniejszej kategorii przetwarzane będą przez okres realizacji przedmiotu umowy zawartej pomiędzy Państwem, a Spółką. W zakresie w jakim Państwa dane osobowe znajdują się w dokumentach księgowych, do których przechowywania zobowiązana jest Spółka, Spółka przetwarza te dane przez okres, w jakim zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, zobowiązana jest do przechowywania ww. dokumentów. W każdym przypadku Spółka przetwarza Państwa dane osobowe do czasu stwierdzenia bezprzedmiotowości dalszego ich przetwarzania ze względu na cel, któremu miało służyć ich przetwarzanie przez Spółkę (najczęściej po upływie okresu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy z Państwem.

c) Reprezentanci kontrahentów Spółki

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą udzieliła zgody na przetwarzanie jej danych. Ponadto podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Spółki.
• Cel: Państwa dane w niniejszej kategorii przetwarzane będą w następujących celach: (I) weryfikacji poprawności reprezentacji kontrahenta Spółki, (II) realizacji umowy zawartej pomiędzy podmiotem, który Państwo reprezentują, a Spółką, (III) realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych Spółki, (IV) marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych Spółki, (V) nawiązania i utrzymywania kontaktów biznesowych, a tym samym rozwoju zakresu działalności Spółki, (VI) podnoszenia jakości produktów i usług oferowanych przez Spółkę, (VII) zapewnienia ochrony mienia, bezpieczeństwa, kontroli i monitoringu dostępu do pomieszczeń biurowych Spółki oraz (VIII) ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
• Okres przetwarzania: Państwa dane osobowe w niniejszej kategorii przetwarzane będą przez okres realizacji przedmiotu umowy zawartej pomiędzy podmiotem, który Państwo reprezentują, a Spółką. W zakresie w jakim Państwa dane osobowe znajdują się w dokumentach księgowych, do których przechowywania zobowiązana jest Spółka, Spółka przetwarza te dane przez okres, w jakim zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, zobowiązana jest do przechowywania ww. dokumentów. W każdym przypadku Spółka przetwarza Państwa dane osobowe do czasu stwierdzenia bezprzedmiotowości dalszego ich przetwarzania ze względu na cel, któremu miało służyć ich przetwarzanie przez Spółkę (najczęściej po upływie okresu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić nawiązanie przez Spółkę współpracy z podmiotem, który Państwo reprezentują.

d) Pracownicy, współpracownicy, osoby w procesie rekrutacji

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W przypadku gdy osoba, której dane dotyczą udzieliła zgody na przetwarzanie jej danych, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W zakresie danych wrażliwych podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 9 ust. 2 lit. b) RODO, a w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą udzieliła zgody na przetwarzanie tych danych, podstawą przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. a) RODO.
• Cel: Państwa dane w niniejszej kategorii przetwarzane będą w następujących celach: (I) oceny kandydatury w procesie rekrutacji do zatrudnienia w Spółce, (II) w zależności od wyników tej oceny – do zatrudnienia w Spółce, (III) niezbędnych do realizacji obowiązku świadczenia pracy, (IV) wypełnienia obowiązku pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, (V) ustalenia źródła oraz zakresu praw i obowiązków stron umowy o współpracy, (VI) wypełnienia obowiązków związanych z prawidłowym wzajemnym rozliczeniem, w tym także rozliczeniem w zakresie podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne lub chorobowe zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, (VII) zapewnienia ochrony mienia, bezpieczeństwa, kontroli i monitoringu dostępu do pomieszczeń biurowych Spółki oraz (VIII) ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
• Okres przetwarzania: Państwa dane osobowe w niniejszej kategorii przetwarzane będą przez okres procesu rekrutacji, zaś w przypadku zawarcia umowy ze Spółką po jego zakończeniu – przez okres obowiązywania tej umowy. Ponadto Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres ustawowo wymagany dla danych kadrowo-płacowych i nie krótszy, niż okres ustawowo wymagany dla przechowywania dokumentacji, na podstawie której następowały rozliczenia w zakresie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne i chorobowe. W zakresie, w jakim Państwa dane osobowe znajdują się w dokumentach księgowych, do których przechowywania zobowiązana jest Spółka, Spółka przetwarza te dane przez okres, w jakim zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, zobowiązana jest do przechowywania ww. dokumentów. W każdym przypadku Spółka przetwarza Państwa dane osobowe do czasu stwierdzenia bezprzedmiotowości dalszego ich przetwarzania ze względu na cel, któremu miało służyć ich przetwarzanie przez Spółkę (najczęściej po upływie okresu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń).

Podanie danych osobowych, w zakresie określonym przepisem art. 22(1) kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

e) Użytkownicy Serwisu i Profili

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, udzieliła zgody na przetwarzanie jej danych. Ponadto podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Spółki.
• Cel: Państwa dane w niniejszej kategorii przetwarzane będą w następujących celach: (I) prowadzenie Serwisu oraz Profili, (II) informowanie o ofertach, produktach i usługach Spółki, (III) marketing produktów i usług Spółki, (IV) udzielanie odpowiedzi na zapytania, umożliwienie wyrażenia opinii, komentarza, (V) korespondencja biznesowa, (VI) wysyłka newslettera, (VII) obsługa skarg oraz (VII) ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
• Okres przetwarzania: Państwa dane osobowe w niniejszej kategorii przetwarzane będą przez okres korzystania z Serwisu lub Profili, a w przypadku zapisania się do usługi newslettera, do czasu rezygnacji z tej usługi. W każdym przypadku Spółka przetwarza Państwa dane osobowe do czasu stwierdzenia bezprzedmiotowości dalszego ich przetwarzania ze względu na cel, któremu miało służyć ich przetwarzanie przez Spółkę (najczęściej po upływie okresu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

f) Osoby z utrwalonym wizerunkiem

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
• Cel: Państwa dane w niniejszej kategorii przetwarzane będą w następujących celach: (i) zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony osób i mienia, (ii) monitorowania pomieszczeń przed nieautoryzowanym dostępem, (iii) zachowania w tajemnicy informacji.
• Okres przetwarzania: Państwa dane osobowe w niniejszej kategorii przetwarzane będą przez okres trzech miesięcy, a następnie automatycznie kasowane. W przypadku wystąpienia incydentu i konieczności wykorzystania nagrania, będą one przechowywane do czasu wyjaśnienia sprawy albo zakończenia odpowiednich postępowań prowadzonych na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przebywania na terenie placów i obiektów Spółki, objętych monitoringiem wizyjnym. Państwa dane w niniejszej kategorii będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany – kamery monitoringu nagrywają obraz w sposób ciągły – i nie będą profilowane.

III. Kategorie odbiorców danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do:

• podmiotów świadczących usługi na rzecz Spółki, takie jak: doradztwa prawnego, podatkowego, księgowego, wsparcia informatycznego, utrzymania i prowadzenia Serwisu i Profili, audytu, spedycji, transportu, dostawy;
• podmiotów upoważnionych przez przepisy prawa np. organów nadzoru, ścigania, sądów, podatkowych, emerytalno-rentowych;
• banków finansujących działalność Spółki i takich, w których Spółka posiada rachunki bankowe;
• firmy medyczne, świadczące usługi opieki zdrowotnej dla pracowników lub personelu Spółki (dotyczy osób, które korzystają z tej opieki);
• firmy świadczące na rzecz Spółki usługi z zakresu świadczeń /programów pracowniczych typu benefit (dotyczy tylko osób, którzy korzystają z tego rodzaju świadczeń / programów);
• firmy i placówki szkoleniowo-edukacyjne, którym dane zostają udostępnione w związku ze skierowaniem przez Spółkę na szkolenia, kursy, studia, etc., organizowane przez te firmy lub placówki;
• inne, niewymienione powyżej podmioty, na zasadach określonych w przepisach prawa.

IV. Przekazywanie danych poza EOG

Spółka nie przekazuje Państwa danych osobowych do podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

V. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)
• Prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO)
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Niniejsza polityka prywatności może ulec zmianie. W przypadku pytań prosimy o kontakt z administratorem.